会議や講習会、勉強会で質問ができない、出てこない状況を改善する方法

こんにちは！

最近天気良すぎて毎日ブルーシートとおにぎりを持って来ればよかったと考えている、とら子です🐯（真面目に仕事しろ）

さて今回は

こんな風に感じている方、多いと思います。

会議や勉強会で議論や質問がない(少ない)理由

他の国に比べ、日本人は自分の意見や質問をすることが不得意です。
その背景には、日本の教育がそうさせているという情報もあります。
どういうことかというと、

日本の教育では、右ならへ！協調性を持つこと！忠実に！ということをひたすらに教えてきました。集団行動を徹底的に叩き込まれる９年間の義務教育、そしてその延長線上にある３年間の高校生活。計１２年間も集団行動を叩き込まれるのです。
自由な発想を持つ子、個性がある子などは”変なやつ”として見られ、また、思ったことを発言すれば協調性のないやつとレッテルを貼られることもあります。

”出る杭は打たれる”　まさにこれです。

これに加え、日本人は

などと人の目を気にしたり、ディスカッションが苦手な国民性ということも原因の一つでしょう。

質問をせず、会議中はただひたすらに時間が過ぎるのを待つ。誰も何も話を振らないでくれ。波風立たせずに平和に終わろうじゃないか。
そう考えている人が多い企業や職場の会議は時間の無駄になってしまいます。

私の会社はまさにこの類の会社です。

会議中は誰も発言をせず、黙って聞いている。
他社の商品説明会でも同様、質問もせずただ聞いて終わり。その後、営業に出ればわからないことだらけでまともに紹介もできない。
あの会議、勉強会の時間は果たしてなんだったのだろうか・・・
と常々思い、そのことに悩む上司と話をしています。

では、このような状態を打破するためにはどうしたらいいか。
まずは効果がなかったこと、逆効果になってしまう可能性があることを書いていきます。

実施してみたけど効果がない・逆効果になること

指名して質問を仰ぐ

よくある手段ですよね。
ですが、これで効果を発揮できるかというと私個人的には❌です

つまり

当たり障りなく、発言もせず、無難に平和に早く終わって欲しいという人が多いので、指名して発言をさせるのは緊張感を高めてしまうだけで逆効果というわけです。

これをやると質問がバシバシ出てくる３つの方法

＊ここからは実際にやってみたことを元に書いていきますので、その背景について軽く触れておきます。

実際に試してみた時の状況

私が担当している取引先で若手向けの勉強会をセッティングした時の話。
もちろん、ベテラン勢にも改めてその商品の良さを知っていただきたい、取扱数を増やして欲しいという気持ちもありましたが、
代表と話をし、新入社員の育成に力を入れたい。勉強させてやりたいという代表の思いを汲んだというのが一番の理由でした。

いざ勉強会を開始すると、全員がとても真面目にメモを取りながら聞いていました。
専門性のある内容のため、講師は他社に依頼してありました。ですので、明らかに内容が難しく、私の感触では理解できたのは数名で、ほとんどがわからない点が少なくとも一つはあっただろうという内容でした。

しかし、何か質問はありますか？という講師の問いに対し、発言をしたのは代表ともう一人（一般企業でいう会長）のみ。
いつものことだ。と思いましたが、これではダメだと感じ、いくつか試してみることにしました。
それが上記の３つです。

ではそれぞれどんな効果があったのか

１)スポットを当てた質問の仕方をしてみた

どういうことかというと、

という聞き方に変えてみたんです。

これは効果てきめんでした！
今まで下を向いてだんまりしてしまっていた若い子達が一斉にこちらを見て首を横に振っています。
それをみた講師は、確かに説明の仕方が難しかったですねと更に噛み砕いた説明をしてくれました。

これを数回繰り返すうち、次第に向こうから質問をしてくれるようになりました。
（これはどういうことですか？これもわかりません・・・と）

２)個別に聞く

これは今回少人数だったためできたことですが、１)のステップアップ版として、今度は言葉ではなく、専門的なところの疑問点はなかったかということを聞き出すため、隣にしゃがみ、本人と近い距離で聞いてみました。

すると、この部分の説明が理解できなかったと更に質問が出てきました。
専門性のあるところを講師が説明するとやはり上級者向けになってしまい、若手は？？となってしまいます。
そこで私は噛み砕くだけ噛み砕いて説明をしました。
こうすることで、理解できた！という感動を知ることができるのを自分がよく知っているからです。
また、説明してくれる人が噛み砕いた話をすることで、壁がなくなり、こんな質問をしていいのかなと不安になるような些細な質問でもしやすくなるような気がします。

このような説明をすると、その隣にいた社員さんも、「私はこれがわかりませんでした。教えてください」
と自分から声をかけてきてくれました。

３)ある程度のところで一旦会を閉めて、フリートーク時間を多めに取る

先方の状況、雰囲気、時間を考慮する必要のあることです。
今回のお客様のところでは、その後会社の休憩時間だったため、休憩に入ってもよし、話をしてもよし、という状況を作ることができました。

私は、会を閉める時にまだ残っているから聞きたいことがあったら声をかけてくださいと伝えておきました。
すると、個別に対応した社員さんはもちろん？その上の世代の社員さんも寄ってきて、「教えてください！」と数々の質問を投げてくれました。
その質問の中には、とてもいい質問も多数あり、ぜひみんなの前で話して欲しかったという内容もありました。

みんなの前では聞けないけれど、個別になら聞けるということが顕著に現れていました。
つまり環境さえ作れれば質問はたくさん出てくるし、聞きたいことはそれぞれちゃんとあるんだなということがわかりました。

今回試した３点は、どれも効果抜群でした！！！
逆に、これだけ質問が出てくるってことは、今までに実施してきた取引先での勉強会ではもったいないことをしてしまっていた（時間を無駄にさせてしまっていた）と反省しました。

つまり、

注意点について

相手を見下す・バカにするのはもちろんNG

前述で出てきた、噛み砕けるだけ噛み砕いて話すということは、相手をバカにして話すのとはワケが違います。
＊相手を見下した話し方をすることのないように気をつけなければいけませんし、自分が気をつけていても相手の捉え方によって変わってくるので注意が必要です。

また、噛み砕いて説明をするというと簡単なように聞こえますが、
噛み砕いて誰にでも理解できるように説明する＝自分がだいぶ詳しく理解しておく必要があるということなので、自分の勉強になります。

出た質問に対して、そんなこと質問してどうするの？とか、そんなことも知らないの？という反応はNG

以後質問ができなくなります。その人だけでなく、それを聞いていた人たちまでも。
逆に、質問を褒めることで自信を持たせることができます。
質問者が増えるも減るも周りの反応次第とまでは言えませんが、多少なりとも影響はあります。

”なんでもかんでも聞けばいい”という思考回路を作らないようにする

どんなことでも質問して大丈夫という安心感を与える一方で注意が必要なのは、”何でも質問すればいい”という思考に至ってしまうことです。

＊例えば、極端な例（勉強会や会議ではないですが）Excelの関数の使い方とか文字入力の仕方、文字サイズの変更の仕方などネットで検索すれば分かる内容ですら聞いてくる人がいます。
このような質問はNG。
自分で調べられる内容、聞いた方がいい、聞いてしっかり理解しておかなければいけない内容などの区別をつけられるようにしておくことも必要です。

まとめ

正直、私はバカだと思われようが、無能だと思われようがわからないことはわからないし、先方に説明しなければいけない身分のため正しい理解をして、誤った情報を流さないように
聞ける場にいるのであれば聞いた方がいいし、絶好のチャンス！聞かない理由がない！と思っているタイプなので、
”環境を作ってあげなければいけない”のは多少の疑問があります。

しかし、全員が全員、自ら進んで質問ができるようなタイプではないので（そうであれば質問が出ない会議や勉強会など存在しない）、じゃあどうすれば聞きやすいか、聞いてスッキリした状態で仕事に戻れるかを色々と考えてみた結果、辿り着いた現時点での答えです。

出る杭にならず、みんなと協調性を持って、忠実に静かに礼儀よく・・・という日本の良くも悪くもの性格？教え？を打破するには、
周りの発言できるタイプの人間が質問や発言をしやすい環境を作ってあげるということも、会社や組織全体がいい方向に向いていくために必要なのかもしれません。

近々、今回例としてあげた取引先で別な勉強会を予定しているので、前回のようにポンポンと質問が出てくるといいなと思っている次第でございます。
（フリートーク時間ではなく、できればみんなの前で質問してもらえると嬉しいな〜）

以上、どの企業や組織でも実践できる内容になっていますので、ぜひ試してみてください！

私の思う勝手な公式です笑

ほんじゃま！